Auditresultaten uitgelegd: verbeterpunten en afwijkingen binnen ISO-certificering

Het doel van een audit

Een audit binnen een ISO-gecertificeerd managementsysteem is meer dan alleen een controle. Het is een objectieve beoordeling van processen, documenten en de uitvoering om vast te stellen of de organisatie voldoet aan de eisen van de ISO-norm en aan wet- en regelgeving. Tijdens zo’n audit wordt gekeken naar de effectiviteit van het systeem, de beheersing van processen en de mate waarin continue verbetering is geïntegreerd.

Naast positieve bevindingen komen er zo nu en dan ook verbeterpunten en afwijkingen naar voren. Deze termen hebben een duidelijke betekenis en consequentie.

Wat zijn verbeterpunten?

Een verbeterpunt is een mogelijkheid tot optimalisatie die tijdens de audit is vastgesteld, maar die (nog) geen directe afwijking van de norm inhoudt. Het gaat vaak om situaties waarbij de organisatie wel voldoet aan de minimale eisen, maar waar ruimte is voor professionalisering of risicobeperking.

Voorbeelden van verbeterpunten zijn:

De documentatie is aanwezig maar kan duidelijker of overzichtelijker worden opgesteld.
Communicatieprocessen die werken maar nog niet aantoonbaar beheerst zijn.
Het ontbreken van meetbare doelstellingen bij bepaalde processen.

Verbeterpunten vormen geen bedreiging voor de certificering, maar zijn wel waardevolle input voor de continue verbetercyclus. Door deze signalen op te pakken, versterkt de organisatie haar managementsysteem en verkleint zij de kans op toekomstige afwijkingen.

Wat zijn afwijkingen?

Een afwijking betekent dat de organisatie niet voldoet aan een eis van de norm. Afwijkingen worden meestal onderverdeeld in:

Kleine afwijkingen (minor non-conformities): tekortkomingen die geen directe bedreiging vormen voor het functioneren van het managementsysteem, maar die wel opgelost moeten worden. Bijvoorbeeld het ontbreken van een interne auditplanning of een verbintenis tot continue verbetering in de beleidsverklaring.
Grote afwijkingen (major non-conformities): ernstige tekortkomingen die het functioneren van het systeem in gevaar brengen of aantonen dat structureel niet aan de norm wordt voldaan. Bijvoorbeeld het niet uitvoeren van interne audits of het ontbreken van een directiebeoordeling.

Afwijkingen moeten altijd worden opgelost binnen een vastgestelde termijn (meestal drie maanden). De organisatie moet aantonen dat er een oorzaakanalyse en corrigerende maatregelen zijn opgesteld en uitgevoerd. Pas wanneer de certificerende instelling dit heeft goedgekeurd, kan het certificaat worden afgegeven of behouden blijven.

Verbeterpunten en afwijkingen als kans

Hoewel afwijkingen vaak als negatief worden ervaren, vormen ze juist een kans voor groei en professionalisering. Ze geven inzicht in de kwetsbaarheden van het systeem en helpen om processen beter te structureren.

Het verschil tussen verbeterpunten en afwijkingen is dat verbeterpunten gedurende het komende jaar kunnen worden opgelost en gericht zijn op optimalisatie, terwijl afwijkingen verplicht moeten worden opgelost om de conformiteit met de ISO-norm te waarborgen. Samen dragen ze bij aan een organisatie die transparant, betrouwbaar en toekomstbestendig is.

Conclusie

Auditbevindingen zijn nooit een doel op zich, maar een middel om de organisatie verder te brengen. Verbeterpunten helpen bij verfijning en professionalisering, afwijkingen zorgen ervoor dat de basis stevig blijft staan. Door beide serieus te nemen en te vertalen naar concrete acties, wordt het managementsysteem sterker en blijft de certificering in stand.

Ondersteuning door VGMK Adviesgroep

Het omgaan met auditresultaten vraagt kennis van zowel de ISO-norm als van de praktijk. De adviseurs van VGMK Adviesgroep ondersteunen organisaties bij het opvolgen van verbeterpunten en afwijkingen die tijdens een interne of externe audit zijn vastgesteld.

Wij begeleiden u met het uitvoeren van oorzaakanalyses, het opstellen en implementeren van corrigerende maatregelen en het documenteren van de resultaten. Daarnaast begeleiden wij u bij het inrichten van een verbetercyclus, zodat toekomstige audits soepeler verlopen en afwijkingen worden voorkomen.

Onze dienstverlening omvat onder andere:

Onafhankelijke uitvoering van interne audits en directiebeoordelingen
Praktische begeleiding bij corrigerende en preventieve maatregelen
Advies bij het vertalen van auditbevindingen naar structurele verbeteringen
Ondersteuning bij ISO-certificeringen zoals ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 45001 en VCA

Met VGMK Adviesgroep haalt u een partner in huis die niet alleen naar de norm kijkt, maar vooral naar de toegevoegde waarde voor uw organisatie.

Regionale ondersteuning

VGMK Adviesgroep is actief in heel Nederland. Wij begeleiden organisaties bij audits en ISO-certificering in onder meer:

Lees meer audits en certificeringen in de volgende artikelen:

Door het kiezen van praktijkgerichte adviseurs met verstand van zaken, kiest u voor kwaliteit en betrouwbaarheid!

Kim de Punder

Veiligheid en gezondheid moeten geen verplichting zijn, maar een vanzelfsprekend onderdeel van het werk. Want uiteindelijk hebben we één gezamenlijk doel: ervoor zorgen dat iedereen aan het eind van de dag weer veilig en gezond naar huis gaat.